ทุกวันนี้เราติดระบบงานเอกสาร หรืองานนำเสนอแบบวิธีเดิมๆ เมื่อ 20 ปีที่แล้วอย่างไรอย่างนั้น คือการลงโปรแกรม Office ในเครื่องใครเครื่องมัน ทำงานเอกสารเสร็จจะส่งให้คนอื่น หรือหน่วยงานอื่นก็ใช้ Email ส่งพร้อมกับ Attach file หรือแนบไฟล์งานไปด้วย ซึ่งถ้า File ขนาดไม่ใหญ่ก็ไม่มีปัญหา แต่ถ้า File ใหญ่ก็จะส่งกันไม่ผ่าน
นอกจากนี้เวลามีการแก้ข้อมูลหรือต้องช่วยกันทำงานก็จะต้องส่งกันไปมากันจนจำไม่ได้ว่าเอกสารไหน Update ล่าสุด และที่สำคัญแอบลงโปรแกรมไม่มีลิขสิทธิ์กันก็เยอะ เสี่ยงก็เสี่ยง แต่ทำอย่างไรได้ ก็พนักงานถูกสอนมาตั้งแต่ยังเรียนหนังสือว่าต้องใช้โปรแกรมนี้เท่านั้นนะ เลยเกิดความเคยชินกับโปรแกรมงานเอกสารที่คุ้นเคยกันมานาน
วันนี้ผมจะมาแนะนำชีวิตที่ดีขึ้นในการทำงาน อย่างน้อยก็ชีวิตผมและทีมงานในบริษัท ในราคาสบายๆ หรือจะใช้ของฟรีก็ได้ครับ เราขอเรียกมันว่า Google Apps for Business หลายคนที่ยังไม่เคยเห็นหรือเคยสัมผัสก็จะงงว่าคืออะไร อธิบายง่ายๆคือ ชุด Office สำเร็จรูปที่เราสามารถทำงาน เอกสารได้เหมือน Word , Excel , Powerpoint แต่จากที่ผมสัมผัส และปัจจุบันที่บริษัทก็มีนโยบายให้ใช้ Google Apps for Business กันหมด มันทำได้เหนือกว่าตรงที่มันทำงานกันแบบ Online ไม่ต้อง Save ไม่ต้องกลัว File งานหาย เพราะมันจะ Auto save ขึ้นไปบน Server หรือระบบ Cloud ของ Google ตลอดเวลา และที่สำคัญมันสร้างมาเพื่อทำงานร่วมกันแบบหลายๆคนพร้อมกันได้ เห็น Cursor ขยับกันแบบ Real time เลยครับ ในชุดของ Google Apps for Business ก็ประกอบไปด้วย Google Docs , Google Sheets , Google Slide ซึ่งสามตัวนี้ทำงานเหมือนกับฝั่งของ Microsoft เลยครับ แต่ก็ไม่ใช่ว่าของฝั่ง Microsoft Office ไม่ดีนะครับ แต่ผมว่า Google Apps มันเหมาะกับ Lifestyle ของผมและองค์กรมากกว่า เพราะเราแทบจะไม่ต้องพก Notebook ตลอดเวลา อยู่ที่ไหน Login เสร็จก็นั่งทำงานได้เลย และที่สำคัญเรื่องความเร็วครับ ถ้า Net ดีๆ รับรองจะใช้จนลืมระบบ Office อื่นไปเลย นอกจากนี้แล้ว Google ยังใจดีมีแถม Apps ดีๆมาอีกเพียบ อาทิเช่น Google Calendar บันทึกปฏิทิน และ Share ให้คนอื่นได้, Google Keep เป็น App จดบันทึก ที่สามารถ Share บันทึกกับคนอื่นๆได้ทั่วโลก , Google Drawing เอาไว้ทำพวก Flowchart หรือพวก แผนผังต่างๆได้เป็นอย่างดี และสุดๆคือมี Google Site ที่สามารถจำลองให้องค์กรของเรามี Intranet ได้ทันที เยอะจริงๆครับ ทุกวันนี้ File งานของผมทั้งหมดอยู่บน Google Drive ที่เป็นเหมือน Harddisk ขนาดใหญ่ถึง 30 gb. (แบบเสียเงินเดือนละ 5 US.) ส่วนของฟรีก็มีครับ เค้าให้พื้นที่ในระบบ Cloud ที่สามารถเก็บข้อมูลในทุกชนิดมา 15 gb. ซึ่งถือว่าเพียงพอแล้วครับ ข้อแตกต่างของตัวเสียเงินกับฟรี คือ ตัวเสียเงินเราจะสามารถทำให้ Email ขององค์กรเราเข้าไปอยู่ใน Gmail ได้เลย เช่น service@bcghome.com แต่หลายคนคงกังวลว่าถ้าไม่มี Internet จะทำงานได้มั๊ย อยู่บนเครื่องบินหละ ขอตอบว่าสบายมากเพราะ Google มีระบบ Offline สามารถทำงานในที่ๆไม่มี Internet ได้ครับ ตาม Clip ด้านล่างนี้เข้าไปดูได้เลย
สุดท้ายผมไม่ได้ฟันธงว่าของ Microsoft ที่พวกเราถนัดจะไม่ดีนะครับ แต่ส่วนตัวผมว่าราคามันที่แพงกว่าก็เป็นอีกเรื่องแต่ เวลาทำงานกันบน Cloud กันจริงๆ ของ Google จะเร็วกว่ามาก ทำที่ทำงานเสร็จ ระหว่างเดินทางมาทำต่อบนรถไฟผ่านมือถือ หรือ Tablet จากนั้นกลับมาบ้านยังนั่งทำงานผ่าน Computer ที่บ้านได้ต่อโดยไม่ต้องกังวัลเรื่องการ Save งานใดๆเลยแม้แต่น้อย สงสัยผมก็ VDO Conference กับทีมงานแบบเห็นหน้ากันได้ทันที พูดง่ายๆเลยคือลืมไปเลยว่าที่บริษัทไม่ต้องลงทุนเรื่อง Server ที่แสนแพง ดูแลยาก ต้องเปิดแอร์ให้มัน 24 ชม. และต้องมี IT ที่ชำนาญคอยดูแลอีก ไหนจะลากสาย Lan ไปให้เครื่องลูกข่ายอีกเพียบในบริษัท
แล้วอีกคำถามคือ Microsoft Office ทำได้มั๊ยแบบนี้ ได้ครับ แต่ช้าและแพงกว่า ของฟรีมีแต่ก็ Option น้อย ดังนั้นคนที่ถามส่วนใหญ่ก็จะกลัวว่าพนักงานในบริษัทจะยอมเปลี่ยนมาใช้กับระบบใหม่ที่ต้องปรับพฤติกรรมและเรียนรู้กันใหม่หรือไม่ เรื่องนี้ต้องให้ระดับหัวๆขององค์กรลงมาอธิบายถึงสิ่งที่จะได้รับ และชีวิตการทำงานของพวกเค้าจะเปลี่ยนไปในทางที่ดีขึ้นอย่างแน่นอน เช่น เมื่อเรา Share file งานให้กับเพื่อนในองค์กร หรือนอกองค์กร ไม่ต้องมาส่ง Email ไปหลายรอบถ้าเรามีการแก้ไขเรื่อยๆ Share ครั้งเดียว เพื่อเข้ามาดู เข้ามา Comment หรือถ้าเราให้สิทธิ์ในการแก้ไขได้ เค้าก็จะสามารถช่วยเราแก้ไขงานได้ด้วย องค์กรไหนมี ทีมงานขายก็จะเหมาะมากครับ Share ราคากันได้ตลอดเวลา และถ้าพนักงานลาออก หรือเราไม่ต้องการให้คนที่เรา Share เห็นงานเราอีกต่อไปเราก็แค่ไปยกเลิกการ Share ก็จบ รับรองว่า File ที่เรา Share ไปจะหายไปจากทุกๆอุปกรณ์ที่พวกเค้าเคยได้รับทั้งหมด อยู่ที่ไหน Google ตามไปยกเลิกสิทธิ์หมดครับ
แล้วคนที่ใช้หละมีเยอะหรือเปล่า File เราจะเข้ากันได้มั๊ยกับคนอื่น เรื่องนี้อาจจะเป็นจุดอ่อนของ Google ในอดีต แต่ตอนนี้ก็ปรับปรุงไปเยอะแล้ว สามารถ Save งานหรือแปลงเป็น PDF หรือแม้แต่ File ของ Office ได้สบาย แต่ Format อาจจะไม่ตรงกัน 100% ต้องปรับนิดหน่อย ส่วนเรื่องจำนวนคนใช้งานไม่ต้องห่วงครับ Google Apps เดี๋ยวนี้ต่างประเทศเค้าไปไกลละ เข้าไปถึงสถาบันการศึกษากันเลยทีเดียว Google ทำ Notebook ขายด้วยเรียกว่า Chromebook เป็นทั้ง Hardware และ Online Apps จำนวนก็เข้าไปกิน Share ของ Ipad ตามสถาบันการศึกษาได้อย่างกว้างขวาง
ก็เป็นอีกหนึ่งสิ่งที่ทางทีมงาน BCGHOME.COM อยากจะ Share ประสบการณ์การใช้งานของพวกเรานะครับ ไม่ได้บอกให้ทุกคนต้องเปลี่ยนหรือเชียร์ให้มาใช้กันเยอะนะครับ แต่ถ้าใช้แล้วเป็นอย่างไร หรือมีมุมมองอื่นก็สามารถแลกเปลี่ยนกันได้นะครับ
